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word怎么使用修订模式 word修订功能使用教程【详解】

冰火之心

冰火之心

发布时间:2026-01-02 13:39:59

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来源于php中文网

原创

必须启用修订模式以保留修改痕迹并支持多人审阅。操作包括:一、开启修订(菜单/快捷键/状态栏);二、自定义显示样式;三、筛选查看修订;四、接受或拒绝修订;五、插入批注沟通;六、关闭修订并导出干净文档。

word怎么使用修订模式 word修订功能使用教程【详解】

如果您在协作编辑Word文档时需要保留所有修改痕迹、便于多人审阅与决策,则必须启用并正确操作修订模式。以下是针对该功能的详细使用步骤:

一、开启修订模式的多种方式

启用修订是跟踪所有后续编辑行为的前提,系统将自动为新增、删除、格式调整等操作添加可视化标记。不同操作路径适配各类用户习惯,确保快速激活。

1、点击Word顶部菜单栏中的“审阅”选项卡,在“跟踪”功能组中单击“修订”按钮,使其变为高亮状态。

2、使用快捷键Ctrl+Shift+E(Windows)或Cmd+Shift+E(Mac),一键切换修订开启/关闭状态。

3、在文档底部状态栏右键单击,勾选“跟踪更改”,使状态栏显示修订指示器,点击该指示器即可启用。

二、自定义修订显示样式

统一或区分修订者颜色、调整标记类型,有助于快速识别修改来源与性质,避免视觉混淆。

1、在“审阅”选项卡中,点击“修订”按钮右侧的下拉箭头,选择“修订选项”。

2、在弹出窗口中设置插入内容为双下划线、删除内容为红色删除线、格式更改以气球形式显示在右侧边距

3、在“颜色”区域选择“按审阅者”,系统将为每位协作者自动分配独立颜色;也可手动为特定用户指定颜色。

三、查看与筛选修订内容

面对大量修订条目时,需按类型、人员或位置精准定位,避免遗漏关键修改。

1、点击“审阅”→“显示标记”,取消勾选“插入和删除”,仅保留“格式”,即可单独查看格式类修订。

2、在“显示标记”菜单中选择“特定人员”,勾选某位审阅者姓名,文档将只显示其作出的所有修订痕迹。

3、点击“审阅”→“审阅窗格”,选择垂直布局,所有修订条目以列表形式集中呈现,支持点击直接跳转至对应位置。

四、接受或拒绝修订的操作方法

处理修订的核心在于明确每处修改是否纳入最终文档,系统提供逐条确认与批量执行两种逻辑路径。

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下载

1、点击“审阅”→“上一条”或“下一条”,将光标依次定位到各修订点。

2、将鼠标悬停于“接受”或“拒绝”按钮上方,预览该操作对文档产生的实际效果。

3、对当前修订点击“接受”,则该修改永久生效;点击“拒绝”,则恢复原始内容。

4、若需批量处理,点击“接受”下拉菜单,选择“接受所有修订”“拒绝所有修订”;亦可先筛选特定类型(如仅格式),再点击“接受所有显示的修订”。

五、插入批注替代直接修改

当不希望直接改动原文,而仅提出建议或疑问时,批注功能可建立非侵入式沟通通道,保留原文完整性。

1、选中目标文字或段落空白处,右键选择“新建批注”,侧边栏将出现可编辑的批注框。

2、在批注框内输入意见,支持使用@符号提及协作者,触发其通知提醒。

3、其他用户可在同一位置点击“回复”,形成带时间戳的讨论链,所有批注均独立于正文且可单独删除或解决。

六、关闭修订并导出干净文档

完成全部审阅流程后,需清除修订标记并固化最终版本,防止残留痕迹干扰正式使用。

1、再次点击“审阅”选项卡中的“修订”按钮,将其关闭。

2、在“显示标记”中取消所有勾选项,确保无任何修订类型处于激活状态。

3、点击“接受”下拉菜单,执行“接受所有修订”,使所有已确认修改真正写入文档主体。

4、最后点击“文件”→“另存为”,保存为新文件名,避免覆盖原始带修订痕迹的稿件。

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