Excel中批量插入空行有五种高效方法：一、辅助列升序排序法；二、定位空值插行法；三、VBA宏自定义间隔法；四、鼠标拖选右键插行法；五、条件公式识别插行法。
如果您在Excel中处理大量结构化数据，需要在现有行之间规律性地插入空行以实现分组、打印分隔或生成工资条等效果，则手动逐行插入将极大降低效率。以下是针对不同间隔需求的多种批量插入空行方法：
本文运行环境：MacBook Air M2，macOS Sequoia。
一、利用辅助列与升序排序插入空行
该方法通过构造含小数的序号序列，使排序时Excel自动将小数位置“挤入”整数行之间，从而在指定间隔处生成空行。操作全程无需编程，兼容所有Excel版本。
1、在数据区域最右侧空白列（如D列）的D2单元格输入数字1，双击单元格右下角填充柄，向下生成连续整数序号，覆盖全部数据行。
2、在最后一行序号下方（如D[n+1]），输入1.5；选中该单元格，拖动填充柄向下复制，生成等差为1的序列（1.5、2.5、3.5…），行数与原数据行数一致。
3、选中整个序号列（D列全部有数值的单元格），点击【数据】选项卡→【升序】按钮，确认排序操作。
4、排序完成后，原数据行被小数序号“隔开”，每两行原始数据之间出现一个空行；最后选中D列，右键→【删除】清除辅助列。
二、使用定位空值批量插入整行
此方法适用于已存在辅助列且其中部分单元格为空值的场景，通过快速定位空值区域并一次性插入整行，效率极高，特别适合制作工资条。
1、在数据表右侧插入两列辅助列，在第一列对应每行数据的位置填入任意非空字符（如字母a），第二列留空。
2、选中第二列全部空单元格区域，按Ctrl+G（Windows）或Command+G（Mac）打开定位窗口，点击【定位条件】→选择【空值】→【确定】。
3、保持空单元格处于选中状态，按Ctrl+Shift+=（Windows）或Command+Shift+=（Mac），在弹出对话框中选择【整行】→【确定】。
4、此时所有空值所在行上方已插入新行；若需复制表头，可选中首行→复制→再次定位空值→粘贴。
三、VBA宏实现自定义间隔插行
VBA脚本可精确控制插入位置、数量及频率，适合重复执行相同任务的用户，一次编写即可长期调用，支持任意行数间隔和插入数量设定。
1、按Alt+F11（Windows）或Fn+Option+F11（Mac）打开VBA编辑器。
2、在左侧项目窗口中右键工作簿名称→【插入】→【模块】。
3、在新建模块中粘贴以下代码：
Sub InsertBlankRowsEveryN()
Dim i As Long, n As Long
n = 2 ' 每隔n行插入一行，修改此处数值
For i = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row To 2 Step -1
If i Mod n = 0 Then Rows(i).Insert
Next i
End Sub
4、关闭编辑器，返回Excel，按Alt+F8（Windows）或Fn+Option+F8（Mac）调出宏列表，选择InsertBlankRowsEveryN并运行。
四、鼠标拖选+右键插入多行
该方法为最基础快捷的操作路径，不依赖公式或代码，适用于任意位置插入固定数量空白行，响应迅速，适合临时少量插入。
1、将鼠标移至目标插入位置的行号上（例如要在第5行上方插入3行，则点击第5行行号）。
2、按住鼠标左键向下拖动，选中3个连续行号（即选中第5、6、7行）。
3、按住Control键（Mac）或右键（Windows），在弹出菜单中点击【插入】。
4、Excel将在所选行上方插入3个空白行，原数据自动下移，行列引用同步更新。
五、基于条件公式识别插入点
当需在数据分组边界（如部门变更处）插入空行时，可借助IF函数动态标记插入位置，再结合定位功能精准插入，避免人工判断误差。
1、在数据末列右侧新增一列（如G列），在G3单元格输入公式：=IF(A2A3,1,"")（假设A列为部门列，且数据从第2行开始）。
2、双击G3单元格右下角填充柄，将公式下拉至数据末尾。
3、按Ctrl+G（Windows）或Command+G（Mac）打开定位窗口→【定位条件】→勾选【公式】→仅保留【数字】复选框→【确定】。
4、此时所有值为1的单元格被选中，右键→【插入】→【整行】→【确定】，每个部门末尾即插入一个空行。
