当前库存通过公式=D2+E2-F2自动计算，数据验证限制入库、出库及期初库存为≥0整数，库存状态列用IF函数实现低于阈值预警。
一、构建结构化库存主表
为实现准确的库存统计与动态管理，需先建立具备逻辑关联性的基础表格结构。主表应包含商品编号、物品名称、单位、期初库存、入库数量、出库数量、当前库存等核心字段，其中当前库存须通过公式自动计算，避免人工干预导致误差。
1、在WPS表格中新建空白文档，于A1单元格开始输入列标题：A1输入“商品编号”，B1输入“物品名称”，C1输入“单位”，D1输入“期初库存”，E1输入“入库数量”，F1输入“出库数量”，G1输入“当前库存”。
2、在G2单元格中输入公式：=D2+E2-F2，按回车确认；该公式将自动根据期初、入库与出库值实时更新当前库存。
3、选中G2单元格，将鼠标移至右下角填充柄处，双击向下自动填充至所有数据行，确保每行库存值动态联动。
二、设置数据验证防止录入错误
通过限制输入内容类型与范围，可从源头杜绝无效或异常数据进入库存表，保障统计结果可靠性。尤其对数量类字段，必须强制限定为非负整数。
1、选中E2:E1000（入库数量列）及F2:F1000（出库数量列）区域。
2、点击顶部菜单栏「数据」选项卡，选择「数据验证」。
3、在弹出窗口中，允许条件选择「整数」，数据条件选择「大于或等于」，最小值填写0，勾选「忽略空值」与「提供下拉箭头」，点击确定。
4、对D2:D1000（期初库存列）执行相同操作，确保初始值也为非负整数。
三、添加库存预警标识
当某物料库存低于安全阈值时，需在表格中直观提示，便于及时补货。此功能无需编程，仅靠条件格式与公式组合即可实现。
1、在H1单元格输入“库存状态”，H2单元格输入公式：=IF(G2，其中I2为对应物品设定的“安全库存量”列（需提前在I1填入“安全库存”标题，并在I2起手动或批量填入数值）。
2、选中H2单元格，双击填充柄向下复制至全部行。
3、选中H2:H1000区域，点击「开始」→「条件格式」→「新建规则」→「只为包含以下内容的单元格设置格式」，设置单元格值等于“⚠️缺货”，字体颜色设为红色，背景色设为#ffe6e6。
四、使用筛选与分类汇总快速分析
面对大量库存条目，需借助内置筛选与汇总工具快速定位问题品类或统计总量。分类汇总可按大类、仓库、状态等多维度分组聚合，替代手工累加。
1、确保表格首行为标题行且无合并单元格，全选数据区域（含标题），点击「数据」→「筛选」，表头出现下拉箭头。
2、点击“物品名称”或“大类”列的下拉箭头，取消勾选「全选」，仅勾选需查看的类别，如“办公耗材”“电子配件”等。
3、再次全选数据区域，点击「数据」→「分类汇总」，在对话框中设置：分类字段选“大类”，汇总方式选“求和”，勾选“当前库存”字段，确认后自动生成分级汇总行。
4、左侧出现分级符号“1/2/3”，点击“2”可隐藏明细，仅显示各大类库存总和。
五、创建出入库明细联动主表
主表仅反映静态库存余额，而完整库存管理需追溯每一笔变动。通过建立独立的入库表与出库表，并用SUMIFS函数反向汇总至主表，可实现“明细可查、余额自动、变动留痕”三位一体。
1、新建工作表，重命名为“入库明细”，在A1:G1设置标题：日期、商品编号、物品名称、单位、数量、单据号、备注。
2、同理新建“出库明细”表，结构与入库明细一致。
3、回到主表G2单元格，替换原公式为：=D2+SUMIFS('入库明细'!E:E,'入库明细'!B:B,B2)-SUMIFS('出库明细'!E:E,'出库明细'!B:B,B2)，该公式将动态抓取对应商品编号的所有入库与出库记录并实时更新当前库存。
4、将此公式向下填充，确保主表库存值始终与明细表完全同步。
