Outlook 规则及示例:如何创建、管理和使用

舞夢輝影
发布: 2025-12-22 18:01:35
原创
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Outlook规则可自动分类、转发或标记邮件,支持创建、模板快速设置、编辑启停、导入导出及故障排查五类操作。

outlook 规则及示例:如何创建、管理和使用

如果您希望在 Outlook 中自动分类、转发或标记邮件,规则功能可以帮您实现这些操作。以下是创建、管理和使用 Outlook 规则的具体步骤:

一、创建新规则

创建规则是让 Outlook 自动执行预设操作的基础,规则基于发件人、主题、关键词、收件箱位置等条件触发对应动作。

1、打开 Outlook 桌面客户端,点击顶部菜单栏的“文件”选项。

2、选择“管理规则和通知”,弹出“规则和通知”对话框。

3、点击“新建规则”,在弹出窗口中选择“从空白规则开始”并点击“下一步”。

4、勾选适用条件,例如“发件人包含特定词语”或“主题中包含特定词语”,点击“下一步”。

5、勾选要执行的操作,例如“将项目移至指定文件夹”或“用特定格式标记主题”,点击“下一步”。

6、设置具体参数,如选择目标文件夹或输入高亮颜色,点击“完成”并命名该规则。

二、基于模板快速创建规则

Outlook 提供预设模板,可大幅缩短配置时间,适用于常见场景如自动归档会议邀请或过滤广告邮件。

1、在“规则和通知”对话框中,点击“新建规则”。

2、选择“使用高级向导创建规则”,点击“下一步”。

3、在模板列表中选择“将来自某人的邮件移至文件夹”,点击“下一步”。

4、点击“人员或公共组”链接,在弹出窗口中输入发件人邮箱地址,点击“确定”。

5、点击“指定文件夹”链接,选择目标文件夹,点击“确定”后完成设置。

三、编辑与启用/禁用现有规则

已创建的规则可随时调整条件或动作,也可临时停用而不删除,避免误操作影响邮件处理流程。

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1、进入“规则和通知”对话框,找到需修改的规则名称。

2、选中该规则,点击右侧“更改规则”按钮,再选择“编辑规则”。

3、在编辑界面中修改条件、操作或例外项,点击“下一步”直至“完成”。

4、若仅需暂停规则运行,取消勾选该规则左侧的复选框,此操作不会删除规则,仅停止生效

四、导入与导出规则配置

当需要在多台设备间同步规则,或备份以防配置丢失时,可导出为 .rwz 文件进行迁移或存档。

1、在“规则和通知”对话框中,点击“选项”按钮。

2、选择“导出规则”,指定保存路径并命名文件,点击“保存”生成 .rwz 文件。

3、在另一台电脑的 Outlook 中,打开“规则和通知”,点击“选项”→“导入规则”。

4、浏览并选择此前导出的 .rwz 文件,导入后需手动启用新加载的规则

五、排查规则未生效问题

规则未按预期执行常因条件匹配失败、顺序冲突或客户端缓存导致,需逐项验证关键节点。

1、确认规则已启用,即规则名称前复选框处于勾选状态。

2、检查规则顺序,位于上方的规则会优先执行,可能拦截后续规则的触发

3、右键点击某封符合条件的邮件,选择“规则”→“创建规则”,观察是否能自动生成匹配项。

4、在“规则和通知”中点击“查看日志”,检查最近 30 天内规则执行记录及失败原因。

以上就是Outlook 规则及示例:如何创建、管理和使用的详细内容,更多请关注php中文网其它相关文章!

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