做PPT的关键在于顺序和节奏：先明确目标、搭骨架，再新建文件选版式，接着填内容控密度，最后统一风格轻美化，并检查导出。
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做PPT不难，关键在顺序和节奏。先理清讲什么、给谁讲、想达成什么效果，再动手建页面、填内容、调样式——跳过前面几步直接抠字体颜色，容易越做越乱。
一、明确目标+搭好骨架
别急着开软件。拿出纸笔或新建个Word文档，快速回答三个问题：
- 听众是谁？（老板关注结果，客户在意价值，学生需要逻辑）
- 最想让对方记住的一句话是什么？（把它写成PPT的标题页核心句）
- 整场演示控制在几分钟？（决定幻灯片总页数，通常1页≈1分钟）
接着列大纲，按“封面→目录→背景→问题→方案→数据→总结→致谢”这类通用结构分页，每页只放一个主题。比如“方案”这一页，就只讲方案本身，不混入背景或数据。
二、新建文件+选对版式
打开PowerPoint或WPS，选“空白演示文稿”。不要一上来就搜花哨模板——先用系统自带的“标题幻灯片”做封面，“标题和内容”做正文页，“两栏内容”放对比信息，“仅标题”用于过渡页。
- 右键左侧缩略图空白处 → “新建幻灯片”，反复添加，数量和大纲页数一致
- 每页插入前，点“开始”选项卡 → “幻灯片”组里的下拉箭头 → 选匹配的版式
- 占位符里直接点进去打字，比手动插文本框更稳，格式也不易错位
三、填内容+控信息密度
PPT不是Word，文字要少而准。一页最多6行，每行不超过12个字；标题用24–32号，正文不低于18号。
- 把Word稿里的段落，拆成关键词+短句，用项目符号（● 或 →）呈现
- 数据优先转图表：柱状图比表格直观，流程图比文字步骤清晰
- 图片插入后双击可裁剪，选中图片 → “图片格式” → “更正”调亮度、“颜色”去色偏
四、统一风格+轻量美化
整套PPT用同一套配色和字体，不用自己配。点击“设计”选项卡 → 选一个内置主题（如“离子”“波尔多”），再点右侧“变体”换深浅色系即可。
- 需要微调？在“设计”→“变体”里点“颜色”“字体”，一键同步全部页面
- 加动画只用两种：“出现”（默认）、“淡出”（收尾），避免弹跳旋转分散注意力
- 切换效果统一用“平滑”或“淡入”，整套不超过1种，防止放映时卡顿或跳帧
做完点“幻灯片放映”从头看一遍，检查错字、图片糊、字体溢出、动画卡顿。没问题就“文件→另存为→.pptx”，顺便导出一份PDF备用。
