需要压缩文件是因为邮件服务商通常限制附件大小（如25mb），压缩可突破限制并提升传输效率；2. 最适合邮件附件的压缩格式是zip，因其兼容性强，几乎所有系统都支持，无需额外软件即可解压；3. 若压缩后仍过大，应使用云存储服务（如google drive、百度网盘）或大文件传输工具（如wetransfer）分享下载链接，或采用分卷压缩后分批发送。
压缩文件以减小邮件附件大小，最直接有效的方法就是使用文件压缩软件，将一个或多个文件打包成一个压缩包，例如常见的.zip或.rar格式。这能显著缩小文件体积，从而符合邮件服务商的附件大小限制，并加快上传与下载速度。
解决方案
要压缩文件，你通常有几种选择。最简单的方式是利用操作系统自带的功能。在Windows系统上，选中你想压缩的文件或文件夹，右键点击，选择“发送到”然后选择“压缩(zipped)文件夹”。系统会自动创建一个同名的.zip文件，里面包含了你选择的内容。macOS系统也类似，选中文件或文件夹后右键选择“压缩”即可。
如果需要更高级的压缩功能，比如更高的压缩率或者密码保护，可以考虑使用第三方工具，例如WinRAR、7-Zip等。这些工具通常提供更多的压缩格式选项（如.rar, .7z），并允许你设置压缩级别，甚至将一个大文件分割成多个小体积的压缩包。操作流程大同小异：安装软件后，选中文件或文件夹，右键选择对应软件的压缩选项，然后按照提示设置即可。完成压缩后，你就可以将这个体积更小的压缩文件作为邮件附件发送了。
为什么我需要压缩文件才能发送邮件？
邮件服务商对附件大小通常都有严格的限制，比如Gmail是25MB，Outlook也差不多是这个范围。我记得有一次，我尝试发一个视频文件给同事，结果Outlook直接给我弹了个错误，才意识到这玩意儿还真不是想发多大就多大。所以，压缩文件首先是为了突破这些技术门槛，让你的附件能顺利发送出去。
其次，压缩文件也能大大提升传输效率。想象一下，一个200MB的文件，如果能压缩到50MB，那无论是你上传还是对方下载，时间都会大大缩短。这不仅节省了双方的网络带宽，也减少了等待的焦躁。对于那些经常需要通过邮件交换大型文档、图片或者演示文稿的我们来说，这简直是日常必备的技能。而且，如果你要发送多个文件，把它们打包成一个压缩包，收件人只需要下载一次，管理起来也方便很多，不用担心漏掉哪个附件。
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哪种压缩格式最适合邮件附件？
在选择压缩格式时，我的个人经验是，通用性和兼容性永远是第一位的考量。基于这个原则，ZIP格式无疑是邮件附件的最佳选择。几乎所有的操作系统，无论是Windows、macOS还是Linux，都内置了对ZIP文件的支持，无需额外安装任何软件就能直接解压。这意味着你发送给任何人的ZIP文件，他们都能轻松打开，大大降低了沟通成本和潜在的技术支持需求。我个人倾向于ZIP，因为我真的不想收件人因为打不开附件再跑来问我怎么回事，那太麻烦了。
RAR和7z格式虽然在某些情况下能提供更高的压缩率，但它们需要收件人安装特定的解压软件（如WinRAR或7-Zip）。如果你的收件人不是技术背景很强，或者他们使用的设备上没有预装这些软件，那么他们就可能无法顺利打开你的附件。这会造成不必要的麻烦和延迟。当然，如果你明确知道收件人有这些软件，并且文件确实需要极致的压缩，那RAR或7z也是不错的选择。但在绝大多数日常邮件交流中，ZIP的便捷性是无与伦比的。
压缩后文件还是太大怎么办？
说实话，有些文件，比如高清视频、大量的原始图片或者专业的PSD文件，你再怎么压，也压不到邮件附件那个尺寸。压缩技术总归有它的极限，特别是对于那些本身就已经经过压缩的媒体文件（如JPEG图片、MP4视频），再压缩效果往往不明显。这时候，我就直接放弃邮件了，转头去用其他方案。
最常见的替代方案是云存储服务。比如Google Drive、Dropbox、OneDrive、百度网盘等，它们都提供了大容量的免费或付费存储空间。你可以把文件上传到云端，然后通过邮件分享一个链接给收件人。这样，收件人只需要点击链接就能下载文件，完全不受邮件附件大小的限制。这种方式特别适合分享超大型文件或需要多人协作的文档。
此外，还有一些专门为大文件传输设计的服务，比如WeTransfer、Send Anywhere等。这些服务通常操作简单，无需注册，上传文件后会生成一个下载链接或传输码，有效期通常几天到一周，非常适合临时性的大文件传输。如果文件真的非常非常大，并且需要分发给多个人，我有时还会考虑将压缩包进行分卷压缩（WinRAR或7-Zip都支持），也就是把一个大压缩包拆分成几个小压缩包，然后分批发送或者上传到不同的地方。但这种方式对于收件人来说，解压时会稍显复杂，所以不是首选。
